Contabilidad electrónica – ¿Como saber si se envía correctamente al SAT?

Con las reformas al código fiscal de la federación que se dieron desde 2014 específicamente en el artículo 28 fracción III y IV, surgió la obligación por parte de los contribuyentes de llevar los registros contables de manera electrónica, así como de enviar la contabilidad a través de la página del SAT de forma mensual, el proceso del envío ya se dio pero las preguntas que surgen son:

• ¿La envía correctamente?
• ¿El saldo de las cuentas solicitadas son correctas?
• ¿Se registró las cuentas de orden de las deducciones fiscales?
• ¿La codificación del catálogo de cuentas es correcta?

Estas y otras preguntas son las que pudieron haber surgido en el proceso de envió de la contabilidad.Veamos cuales son los requisitos de la estructura del catálogo de cuentas respecto a los niveles mínimos a enviar.

Fundamento legal: Regla 2.8.1.6 RMF2017

Catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas es el documento en el que se detalla de forma ordenada todos los números (claves) y nombres de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, aplicables en la contabilidad de un ente económico, y contendrá los siguientes datos:

• Versión: Versión del formato publicado en el documento técnico.
• RFC: Es la clave en el Registro Federal de Contribuyentes, del contribuyente al que pertenece la información del catálogo de cuentas.
• Mes: Es el mes en el que inicia la vigencia del catálogo de cuentas.
• Año: Es el año en que inicia la vigencia del catálogo de cuentas.
• Código Agrupador: Es la identificación de la equivalencia o correspondencia entre el Catálogo de cuentas de los contribuyentes y el código agrupador del SAT de las cuentas de nivel mayor y subcuenta de primer nivel de acuerdo a la naturaleza y preponderancia de la cuenta.
• Número de Cuenta: Es la clave de las cuentas o subcuentas que integran el catálogo de cuentas del contribuyente.
• Descripción: Es el nombre de las cuentas o subcuentas que integran el catálogo de cuentas del contribuyente.
• Subcuenta de: Es la clave de la cuenta a la que pertenece la subcuenta.
• Nivel: Es el nivel en el que se encuentran las cuentas o subcuentas en el catálogo de cuentas del contribuyente.
• Naturaleza: Es el origen, deudora o acreedora, que tienen las cuentas o subcuentas en el catálogo del contribuyente, pudiendo ser deudora o acreedora.

En la elaboración de nuestro catálogo de cuentas, debemos de considerar lo establecido en la regla 2.8.1.6. Fracción II segundo párrafo, el cual a la letra dice:

La balanza de comprobación deberá reflejar los saldos de las cuentas que permitan identificar los impuestos por cobrar y por pagar, así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados; las cuentas de ingresos deberán distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que no se deba pagar el impuesto, conforme a lo establecido en el artículo 33, apartado B, fracción III del Reglamento del CFF.

Si analizamos detenidamente lo establecido en el párrafo mencionado en la elaboración de nuestro catálogo de cuentas debemos de considerar lo siguiente:

1. En las cuentas de ventas y/o ingresos debemos de capturar la tasa de impuestos.
   • Ventas IVA 16%
   • Ventas IVA 0%
   • Ventas IVA exento
   • Ingresos IVA 16%
   • Ingresos IVA 0%
   • Ingresos IVA exento
   • Ventas IEPS 26.5%, IVA 16%

2. Dentro de las cuentas de impuestos a favor e impuestos a pagar, debemos de considerar lo establecido en el artículo 20 decimo párrafo del Código Fiscal de la Federación, el cual establece lo siguiente:

Para determinar las contribuciones se considerarán, inclusive, las fracciones del peso. No obstante lo anterior, para efectuar su pago, el monto se ajustará para que las que contengan cantidades que incluyan de 1 hasta 50 centavos se ajusten a la unidad inmediata anterior y las que contengan cantidades de 51 a 99 centavos, se ajusten a la unidad inmediata superior.

Considerando la anterior cuando en nuestro catálogo de cuentas deben de existir las siguientes cuentas:

Otros gastos

• Diferencia por redondeo

Otros ingresos

• Diferencia por redondeo

Para revisar los niveles que enviamos de nuestro catálogo de cuentas, podemos hacer uso de las herramientas de Excel, específicamente del formato condicional.

Lo anterior es un ejemplo que nos puede servir para la revisión de los niveles enviados al SAT, recuerde que si envió el catálogo de cuentas a primer y segundo nivel, todas las cuentas del catálogo deben de ser enviadas a ese nivel.

Balanza de comprobación

De acuerdo con el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal para 2017 la balanza de comprobación es:

La balanza de comprobación es el documento contable que incluye y enlista los saldos y movimientos de todas las cuentas y subcuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, que además muestran la afectación en las distintas cuentas, y contendrá los siguientes datos:

Versión: Versión del formato publicado en el documento técnico.

RFC: Es la clave en el Registro Federal de Contribuyentes, del contribuyente al que pertenece la información de la balanza de comprobación.

Mes: Es el mes por el que se envía la balanza de comprobación.

Año: Es el año por el que se envía la balanza de comprobación.

Tipo de Envío: Existen dos tipos de envío de balanza de comprobación, la normal y la complementaria. La normal es la que se envía por primera ocasión en el periodo (mes) y la complementaria es la que se envía cuando exista un envío previo de la balanza de comprobación normal.

Fecha de Modificación de la Balanza: Es la fecha en que se modificó la balanza de comprobación, aplica únicamente en las balanzas de comprobación complementarias.

Número de Cuenta: Es la clave de las cuentas o subcuentas que integran la balanza de comprobación del contribuyente.

Saldo Inicial: Es el monto del saldo inicial de las cuentas o subcuentas en el periodo (mes).

Debe: Es el monto de la sumatoria de los movimientos deudores de las cuentas o subcuentas en el periodo (mes).

Haber: Es el monto de la sumatoria de los movimientos acreedores de las cuentas o subcuentas en el periodo (mes).

Saldo Final: Es el monto del saldo final de las cuentas o subcuentas en el periodo (mes).

Dentro de la balanza de comprobación algunos de los saldos que debemos de cuidar son:

Pólizas

De acuerdo con el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal para 2017 las pólizas son:

Las pólizas del periodo son documentos internos donde se registran las operaciones desarrolladas por un ente económico, relacionando la información necesaria para su identificación. Deberá permitir la identificación del comprobante fiscal que ampare la transacción, así como el método de pago. Contiene los siguientes datos:

• Versión: Versión del formato publicado en el documento técnico.
• RFC: Es la clave en el Registro Federal de Contribuyentes, del contribuyente al que pertenece la información de las pólizas del periodo.
• Mes: Es el mes por el que se envían las pólizas del periodo.
• Año: Es el año por el que se envía las pólizas del periodo.
• Tipo de Solicitud: Es el motivo por el cual se solicitan las pólizas del periodo y podrán ser: Acto de Fiscalización, Fiscalización por Compulsa, Devolución y Compensación.
• Número de Orden: Es la clave que identifica el número de orden del acto de fiscalización por el cual se solicitan las pólizas del periodo, aplicando sólo para el Acto de Fiscalización y Fiscalización por Compulsa.
• Número de Trámite: Es la clave que identifica el número de trámite derivado de una devolución o compensación por el cual se solicitan las pólizas del periodo, aplicando sólo para Devolución y Compensación.
• Número Único de Identificación de la Póliza: Es la clave o nombre de la póliza de acuerdo a lo establecido por el contribuyente ya sea por tipo de póliza y número.
• Fecha: Fecha de registro de la póliza.
• Concepto: Descripción de la póliza registrada.
• Número de Cuenta: Es la clave de las cuentas o subcuentas que se registran en la transacción.
• Descripción de la Cuenta: Es el nombre de las cuentas o subcuentas que se registran en la transacción.
• Concepto: Descripción de la transacción.
• Debe: Es el monto del cargo a la cuenta o subcuenta que se afecta en la transacción.
• Haber: Es el monto del abono a la cuenta o subcuenta que se afecta en la transacción.
• UUID del CFDI: Clave del UUID (folio fiscal) del Comprobante Fiscal Digital por Internet que soporte la transacción.
• RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado.
• Monto Total: Es el monto total del Comprobante Fiscal Digital por Internet que soporte la transacción (incluyendo el IVA en su caso).
• Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo al catálogo de monedas.
• Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción.
• CFD o CBB Serie: Número de la serie del Comprobante Fiscal Digital o del Código de Barras Bidimensional que soporte la transacción.
• CFD o CBB Número de Folio: Número de folio del Comprobante Fiscal Digital o del Código de Barras Bidimensional que soporte la transacción.
• RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado.
• Monto Total: Es el monto total del Comprobante Fiscal Digital o del Código de Barras Bidimensional que soporte la transacción (incluyendo el IVA en su caso).
• Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo al catálogo de monedas.
• Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción.
• Número de Factura Extranjera: Número o clave del comprobante generado en el extranjero que soporte la operación.
• TaxID: Es el identificador del contribuyente extranjero.
• Monto Total: Es el monto total de la Factura Extranjera que soporte la transacción (incluyendo el IVA en su caso).
• Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo al catálogo de monedas.
• Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción.
• Número de cheque: Número del cheque que ampara la transacción.
• Banco Emisor Nacional: Es el banco que emitió el cheque y tiene residencia en el país, de acuerdo al catálogo de bancos.
• Banco Emisor Extranjero: Es el banco que emitió el cheque y no tiene residencia en el país.
• Cuenta Origen: Es el número de cuenta bancaria del origen de los recursos del cheque.
• Fecha: Fecha del cheque.
• Beneficiario: Es el nombre o contribuyente beneficiario del cheque emitido.
• RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado.
• Monto: Es el monto del cheque emitido.
• Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo al catálogo de monedas.
• Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción.
• Cuenta Origen: Es el número de cuenta bancaria del origen de los recursos de la transferencia.
• Banco Origen Nacional: Es el banco que realizó la transferencia y tiene residencia en el país, de acuerdo al catálogo de bancos.
• Banco Origen Extranjero: Es el banco que realizó la transferencia y no tiene residencia en el país.
• Cuenta Destino: Es el número de cuenta bancaria a la que se transfieren los recursos.
• Banco Destino Nacional: Es el banco de la cuenta a la cual se transfieren los recursos y tiene residencia en el país, de acuerdo al catálogo de bancos.
• Banco Destino Extranjero: Es el banco de la cuenta a la cual se transfieren los recursos y no tiene con residencia en el país.
• Fecha: Es la fecha de la transferencia de los recursos.
• Beneficiario: Nombre o contribuyente beneficiario de la transferencia de los recursos.
• RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado.
• Monto: Es el monto de la transferencia.
• Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo al catálogo de monedas.
• Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción.
• Método de Pago de Póliza: Es el método de pago de la transacción, de acuerdo al catálogo de métodos de pago.
• Fecha: Es la fecha de la transacción utilizando los métodos de pago.
• Beneficiario: Nombre o contribuyente beneficiario al cual se le realiza estos métodos de pagos.
• RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado.
• Monto: Es el monto del método de pago.
• Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo al catálogo de monedas.
• Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción.

Respecto a las pólizas contables en el artículo 33 apartado B del reglamento al Código Fiscal de la Federación se establecen 18 requisitos a cumplir, los cuales mencionamos en forma enunciativa más no limitativa.

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